A tréningprogramoknak számos pozitív hozadéka van egy szervezet működése szempontjából. Növeli a munkavállalók elégedettségét, motivációját, elkötelezettségét, fejleszti a készségeket, versenyelőnyhöz és több bevételhez juttatja a szervezetet, csökkenti a fluktuációt és az új munkaerő betanításának költségeit stb. Nem csoda tehát, ha szervezetek sok pénzt fektetnek ezekbe a fejlesztő programokba. A tréningek önmagukban azonban ritkán hozzák azt a hatást, amit a vezetők elvárnának. Fontos, hogy egy folyamat egy lépéseként gondoljunk ezekre az eszközökre. Ennek érdekében a szervezeteknek érdemes időt és energiát fordítania a tréningek előkészítésére is, vagyis a munkavállalók felkészítésére, előhuzalozására. Jelen cikkkünkben néhány szempontot gyűjtöttünk össze, hogyan készíthetjük fel a munkavállalót a tréningre.
1. Találd meg a legmegfelelőbb környezetet!
A pozitív tanulási környezet kritikus összetevő a siker érdekében legyen az akár szervezeti környezet vagy szervezeten kívül lévő környezet. A szervezeti kultúra egyik funkciója, hogy biztosítsa a megfelelő tanulási környezetet is.
Néhány mód, mely által a szervezeti kultúra támogathatja a fejlődést:
A szervezet támogatja a tanulást eszközökkel, a tanuláshoz szükséges erőforrásokkal: a szervezetnek elkülönített éves költségvetése van tréning és fejlesztő programok számára, valamint alkalmazza a belső kommunikációs csatornákat, például az intranetet edukációs, fejlesztő célra.
A szervezet támogatja a tanulást minden szinten: a felsővezetéstől a junior szintekig, elősegítve a gyors fejlődést és a folyamatos változáshoz valamint a váratlan helyzetekhez való alkalmazkodást.
A vezetők és felettesek támogatják azt a nézetet, miszerint a hibák tanulási lehetőségek. Rendkívül fontos az alkalmazottak bátorítása hibáik bevallására és egy támogató környezet kiépítése, mivel a hibák takargatása és a pszichológiai biztonság hiánya megakadályozza a szervezeti fejlődést.
2. Mérd fel a tréningszükségleteket!
Készíts egy alapvető tréning-szükségleteket felmérő kérdőívet, mely 4 fontos lépést tartalmaz:
- 1.Azonosítsd azt az üzleti célt, amit a tréning támogatni fog!Határozd meg azokat a feladatokat, amit a programban résztvevőket meg kell oldaniuk annak érdekében, hogy elérd a definiált üzleti célt
- Definiáld azon tréning tevékenységeket, amelyek segítik a munkavállalókat, hogy megvalósítsák az üzleti célok eléréséhez szükséges lépéseket
- Tanulmányozd a tréningek résztvevőinek tanulási módszereit, hogy a program még hatékonyabbá váljon
- Vedd figyelembe a felnőtt oktatás elveit!
A munkavállalók már felnőtt emberek, akik bizonyos jellemvonásokkal rendelkeznek, melyeket érdemes figyelembe venni annak érdekében, hogy a tréning ne csupán pénzkidobás, hanem befektetés legyen. Ezek az elvek a következők: a résztvevők célorientáltak, releváns és feladatorientált képzést akarnak, tapasztalattal és tudással érkeznek a programra,tiszteletre és elismerésre vágynak és akkor tanulnak, ha tudják, miért fontos és érdemes az számukra. Ezen elvek és jellemzők figyelembevételével érdemes kiválasztani a megfelelő képzést.
3. Határozd meg a tanulási célokat!
A tanulási célok azok, melyeket a munkavállalóknak meg kell valósítaniuk, miután részt vettek a fejlesztő-programokon. A célok meghatározásában két akronim segíthet: KSAO és SMART.
A KSAO (=knowledge, skills, abilities, other characteristics) vagyis azon tudás, képességek, készségek és egyéb jellemvonások összessége, melyek szükségesek egy adott munkakör vagy pozíció betöltéséhez. Ahhoz, hogy a munkavállalók hatékonyan és eredményesen végezzék feladataikat, tisztában kell lenniük azzal, milyen kompetenciákra és tudásra van szükségük, valamint folyamatosan fejlődniük kell ezen területeken. A tréningprogramok összeállítása előtt meghatározó lehet a KSAO kritériumok mérése és a munkavállalók számára ennek tudatosítása.
A másik akronim a SMART, mely a célkitűzés 5 alapelvének mozaikszava. A SMART célok meghatározása számos területen alkalmazható, így a tréning-előkészületek esetén is. A munkavállaló is megfogalmazhatja, mi az a cél, amit szeretne elérni a fejlesztés után. Ez ösztönzőleg hat és előmozdítja a résztvevők aktív bevonódását a folyamatba.
4. Készítsd el a fejlesztő programok szabályzatát!
A munkavállalói tréningek szabályzata azt mutatja, hogy a szervezet meghatározó értéknek tartja a fejlődést. A jól felépített policy a következő útmutatókat tartalmazza: milyen gyakorisággal vesznek részt a munkavállalók a tréningeken (egyszer egy évben, félévente, kétévente, 3 havonta stb…), valamint a fejlesztő programot elfogadható típusait, módszereit, a megfelelő tréning kiválasztásának metodikáját.
5. Biztosíts időt és terepet a tanulásra és a gyakorlásra!
A tanulásra szánt idő szintén fontos a megszerzett tudás gyakorlatba ültetése szempontjából. A tudás elsajátításához biztosítani kell az elterelő tevékenységektől mentes, megszakítás nélküli tanulási időt. Erre alkalmasak az online gamifikációs eszközök, melyek elősegítik a tréningprogramok előtt a tréningre való ráhangolódást, a motivációt, a tréningek után pedig a tudás elsajátítását.
6. Kommunikálj a munkavállalókkal, akik a tréningen részt vesznek! Légy transzparens!
Nem lehet eléggé kihangsúlyozni, mennyire fontos a kétoldalú kommunikáció a munkavállalókkal a tréningprogramok előtt. Kommunikáld feléjük miért fontos ez a tréning, miben és hogyan járul hozzá a fejlődésükhöz, az előrehaladásukhoz és miben hozhat számukra pozitív változást. Kérdezd meg őket, mi az, amit szeretnének és nem szeretnének megtapasztalni a tréningen, milyen kétségeik, félelmeik vagy elvárásaik vannak a programmal kapcsolatban. Ilyen módon elkerülhető a távolság tartó attitűd.
7. Javasold a munkavállalóknak, hogy ajánljanak tréningprogramot!
Ezzel a lépéssel a munkavállalók az első perctől bevonódnak és aktívan a részévé válnak a fejlesztésnek és a döntéshozatalnak, ami felelősségteljes hozzáállást követel meg. Küldj nekik egy nyílt végű kérdéseket tartalmazó kérdőívet olyan tréning-lehetőségekről és típusokról, melyekre szükségük lehet az előmenetelük tekintetében. Kérdezd meg őket arról is, milyen tréning módszert preferálnak, például online vagy offline módszereket, egyéni vagy csoportos megoldásokat részesítik előnyben.
8. Értesítsd a résztvevőket időben!
Legalább a tréning előtt egy hónappal értesítsd a tréningen résztvevőket a tréning részleteiről: a fontos időpontokról, a helyszínről, az étkezési és utazási feltételekről, a tréning időtartamáról és az esetlegesen szükséges eszközökről (toll, papír, fényképek stb…). Ajánl fel több lehetséges időpontot annak érdekében, hogy mindenkinek megfelelő legyen. Ha mégsem alkalmas az időpont vagy a helyszín, kérd a résztvevőket, hogy jelezzék ezt
9. Oszd szét a szükséges tréninganyagokat, dokumentumokat!
Oszd szét az anyagokat 1 vagy 2 héttel a tréningprogram előtt! Ebben az esetben a tréning résztvevői megismerkedhetnek az anyaggal, áttekinthetik a munkafüzetet és a programtervet. Majd küldd újra a tréning forgatókönyvét 1 vagy 2 nappal a tréning előtt ismét. Nyomtasd ki a tervet és tűzd ki az irodában, mint emlékeztetőt.
Végszó
Mindent összegezve a tréning előkészületek során két kérdést érdemes mindenképp feltenni:
- Mik azok a lépések, eszközök, amik leginkább elősegítik a munkavállalók hatékony fejlődését?
- Mi a fejlesztő program célja?
A tréningek hatékonysága nem csak attól függ, mi történt az intervenció alatt, de nagymértékben attól is, mi történt előtte és utána, vagyis a tervezés, az előkészülés és az utánkövetés illetve tudatosítás alatt. A fenti szempontok segítenek egy sokkal hatékonyabb tréningprogram megtervezésében, mely hozzájárul mind a tréner, mind a munkavállaló hatékony együttműködéséhez.
Kérdésed, megjegyzésed van? Lépj kapcsolatba velünk elérhetőségeinken vagy szólj hozzá posztunkhoz!
Jövő heti cikkünkben Szigetvári Fanni, pszichológus cikkéből kiderül, miért szükséges a kitartás és a "growth mindset" a tréningek eredményességének javítása érdekében.
Iratkozz fel a hírlevelünkre ezen a linken és kapj kézzel fogható tudást szervezet- és személyzetfejlesztés témában, amellyel Te is hozzájárulhatsz egy hatékonyan működő és versenyképes szervezet megteremtéséhez!
Bespoke Principles | Versenyelőny Önre szabva
